Email Bounce Back atau juga dikenal sebagai bounce email adalah pesan otomatis yang dikirim oleh sistem email ketika suatu email tidak dapat disampaikan ke penerima yang dituju. Ini terjadi ketika email yang dikirim mengalami kegagalan dalam proses pengiriman, dan sebagai respons, server email mengirimkan pesan kembali kepada pengirim untuk memberitahu mereka tentang kegagalan tersebut.
Table Of Contents
Ada beberapa alasan mengapa email dapat mengalami bounce back. Salah satunya adalah alamat email yang dituju tidak valid atau tidak ada. Ini bisa terjadi jika pengirim salah mengetik alamat email penerima atau jika alamat email tersebut sudah tidak digunakan lagi. Selain itu, kapasitas kotak surat penerima yang penuh juga dapat menyebabkan email bounce back, karena tidak ada ruang tersisa untuk menerima email baru.
Apa Itu Email Bounce Back?
Email bounce back adalah pesan yang dikirimkan oleh server email kepada pengirim setelah upaya pengiriman email gagal. Pesan bounce back memberikan informasi kepada pengirim tentang alasan kegagalan pengiriman dan memberikan petunjuk tentang tindakan yang dapat diambil untuk mengatasi masalah tersebut. Istilah "bounce back" merujuk pada proses pengembalian email ke pengirim setelah gagal mencapai penerima yang dituju.
Baca juga : After Sales Service: Pentingnya Memuaskan Pelanggan Pasca Pembelian
Ketika seseorang mengirim email, pesan tersebut melewati berbagai server email sebelum mencapai tujuan akhirnya. Selama perjalanan ini, berbagai masalah teknis atau kebijakan bisa terjadi yang menyebabkan email gagal dikirimkan.
Jenis-jenis Email Bounce Back
Dalam dunia email, kita sering kali menghadapi masalah yang dikenal sebagai "bounce back". Ketika sebuah email gagal terkirim ke penerima, kita menerima pemberitahuan bounce back yang berisi informasi tentang kegagalan pengiriman. Jenis-jenis bounce back email dapat memberikan petunjuk berharga tentang alasan kegagalan pengiriman tersebut..
1. Bounce Back Soft
Bounce back soft terjadi ketika email gagal terkirim secara sementara. Ini bisa terjadi karena kotak surat penerima penuh atau masalah sementara pada server email penerima. Cara menghadapinya adalah dengan mencoba mengirim ulang email setelah beberapa waktu atau menghubungi penerima untuk memverifikasi apakah masalahnya sudah teratasi.
2. Bounce Back Hard
Bounce back hard terjadi ketika email tidak dapat terkirim secara permanen. Ini bisa disebabkan oleh alamat email yang salah atau tidak valid, domain penerima yang tidak ada, atau masalah dengan server pengirim atau penerima. Untuk mengatasi bounce back hard, periksa kembali alamat email penerima, pastikan domainnya masih aktif, dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan. Jika masalah persisten, hubungi penyedia layanan email untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.
3. Bounce Back Mailbox Full
Jenis bounce back ini terjadi ketika kotak surat penerima sudah penuh. Ini biasa terjadi ketika pengguna tidak mengelola kotak suratnya dengan baik atau memiliki batasan penyimpanan. Solusinya adalah menghubungi penerima dan memberitahu mereka bahwa kotak suratnya penuh. Penerima harus menghapus beberapa email untuk membuat ruang baru, atau Anda dapat mengirim email kepada mereka di lain waktu.
4. Bounce Back Content Rejected
Bounce back content rejected terjadi ketika email ditolak oleh filter spam atau karena kontennya melanggar kebijakan pengiriman email penerima. Pastikan email Anda tidak terlalu promosi, mengandung konten yang melanggar hukum atau mengandung tautan yang mencurigakan. Periksa kebijakan pengiriman email penerima dan sesuaikan konten email Anda untuk meminimalkan risiko ditolak.
5. Bounce Back Unsubscribed
Jenis bounce back ini terjadi ketika penerima menghentikan langganan atau berhenti menerima email dari Anda. Ini bisa terjadi jika penerima mengklik tautan unsubscribe pada email sebelumnya atau jika mereka meminta penghentian langganan melalui metode lain. Jika Anda menerima bounce back unsubscribed, jangan mengirim email kepada penerima tersebut kecuali mereka meminta untuk menerima email lagi.
Alasan Umum Terjadinya Email Bounce Back
Dalam era digital saat ini, email telah menjadi salah satu alat komunikasi paling penting. Tetapi terkadang, kita mungkin mengalami frustasi ketika pesan email yang kita kirim ditolak atau "bounce back" oleh server penerima. Email bounce back terjadi ketika email yang dikirimkan tidak berhasil mencapai tujuannya dan dikembalikan ke pengirim.
Alamat email yang tidak valid
Salah satu alasan paling umum mengapa email bounce back adalah karena alamat email yang kita kirim tidak valid. Hal ini dapat terjadi ketika kita salah mengetik alamat email penerima atau jika alamat email itu sendiri tidak lagi aktif atau tidak valid. Penting untuk memeriksa kembali alamat email sebelum mengirim pesan untuk memastikan keakuratannya.
Server penerima ditutup atau tidak berfungsi
Bounce back juga dapat terjadi ketika server penerima ditutup atau mengalami masalah teknis. Ini bisa disebabkan oleh pemeliharaan server, pemadaman listrik, atau masalah jaringan. Dalam situasi ini, tidak ada yang dapat kita lakukan selain menunggu server penerima pulih atau mencoba mengirim email ke alamat yang berbeda.
Ukuran lampiran yang terlalu besar
Beberapa server email memiliki batasan ukuran file yang dapat diterima sebagai lampiran. Jika kita mencoba mengirimkan lampiran yang terlalu besar, email bounce back mungkin terjadi. Solusi untuk masalah ini adalah dengan mengkompresi atau mengurangi ukuran file lampiran sebelum mengirimkannya atau menggunakan layanan berbagi file eksternal.
Baca juga : Apa itu Brand dan Mengapa Penting bagi Bisnis Anda?
Spam filter yang ketat
Banyak server email dilengkapi dengan fitur spam filter yang kuat untuk melindungi penggunanya dari email spam atau berbahaya. Terkadang, pesan yang sah dapat terperangkap oleh filter spam yang berlebihan dan ditolak oleh server penerima. Untuk menghindari masalah ini, pastikan konten email kita tidak terlihat seperti spam dan hindari penggunaan kata-kata atau frasa yang memicu filter spam.
Batasan pengiriman email
Beberapa penyedia email memiliki batasan jumlah email yang dapat dikirimkan dalam satu waktu. Jika kita mencoba mengirimkan email massal atau mengirimkan pesan kepada banyak penerima sekaligus, kita mungkin mengalami email bounce back. Memahami batasan pengiriman email dari penyedia email kita dan mematuhi kebijakan mereka adalah penting untuk menghindari masalah ini.
Cara Mengatasi Email Bounce Back
Dalam dunia komunikasi digital saat ini, email menjadi salah satu alat komunikasi yang paling umum digunakan oleh individu dan bisnis. Namun, terkadang kita menghadapi masalah dengan pengiriman email yang gagal, yang dikenal sebagai "email bounce back." Email bounce back terjadi ketika pesan email yang dikirimkan tidak berhasil dikirim ke penerima dan dikembalikan ke pengirim dengan pesan kesalahan.
1. Memahami Jenis Email Bounce Back
- Soft Bounce:
Terjadi ketika email tidak dapat dikirim sementara waktu karena alasan sementara, seperti kotak surat penerima penuh atau server email sementara tidak tersedia.
- Hard Bounce
Terjadi ketika email tidak dapat dikirim secara permanen karena alasan yang lebih serius, seperti alamat email yang tidak valid atau domain yang tidak ada.
2. Verifikasi Alamat Email Penerima
Pastikan alamat email penerima yang Anda tuju valid dan aktif. Periksa kembali dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau kesalahan ketik dalam alamat email tersebut.
3. Periksa Batasan Ukuran Pesan
Beberapa bounce back dapat terjadi karena pesan email terlalu besar untuk diterima oleh server penerima. Pastikan ukuran pesan email Anda sesuai dengan batasan yang ditetapkan oleh penyedia email penerima.
4. Periksa Penyebab Soft Bounce
Jika Anda menerima pesan soft bounce, periksa alasan spesifik yang disebutkan dalam bounce back. Misalnya, jika kotak surat penuh, tunggu beberapa waktu sebelum mencoba mengirim ulang pesan.
5. Kelola Daftar Kontak dengan Baik
Pastikan daftar kontak Anda tetap mutakhir dan terorganisir. Hapus alamat email yang tidak valid atau bounced secara berkala untuk menghindari bounce back di masa depan.
6. Gunakan Layanan Verifikasi Email
Gunakan layanan verifikasi email untuk memeriksa kevalidan alamat email sebelum mengirim pesan. Layanan semacam itu dapat membantu mengidentifikasi alamat email yang tidak valid dan meminimalkan kemungkinan bounce back.
7. Gunakan Metode Verifikasi Domain
Mengkonfigurasi DomainKeys Identified Mail (DKIM) dan Sender Policy Framework (SPF) dapat membantu meningkatkan kepercayaan server penerima terhadap email yang Anda kirimkan. Metode ini memverifikasi bahwa email yang dikirim berasal dari domain yang sah.
8. Gunakan Layanan Email yang Terpercaya
Penggunaan penyedia email yang terpercaya dapat membantu mengurangi kemungkinan email bounce back. Beberapa penyedia email memiliki infrastruktur yang handal untuk mengirimkan email dengan tingkat keberhasilan yang lebih tinggi.
9. Hindari Spam
Hindari menggunakan kata-kata atau frasa yang sering dikaitkan dengan spam dalam pesan email Anda. Konten yang relevan dan kualitas pesan yang baik akan meningkatkan kemungkinan email Anda diterima dengan sukses.
10. Pantau dan Tinjau Statistik Pengiriman Email
Pantau dan analisis statistik pengiriman email Anda untuk mengidentifikasi pola bounce back yang berulang. Dengan menganalisis data ini, Anda dapat mengidentifikasi masalah yang mendasarinya dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan.
Kesimpulan
Email Bounce Back adalah ketika sebuah email gagal dikirim dan dikembalikan ke pengirim dengan pesan kesalahan. Ada beberapa alasan mengapa bounce back terjadi, termasuk alamat email yang salah, kotak surat penerima penuh, masalah pada server pengirim atau penerima, atau masalah dengan konten email itu sendiri.
Email bounce back dapat memberikan petunjuk penting tentang mengapa email tidak berhasil dikirim. Dengan memeriksa pesan bounce back, pengirim dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang mungkin terjadi. Ini bisa meliputi memeriksa kembali alamat email penerima, memastikan kotak surat penerima tidak penuh, atau menghubungi penyedia layanan email untuk menyelesaikan masalah server.
