Procurement, atau pengadaan barang dan jasa, adalah proses yang penting dalam manajemen bisnis dan organisasi. Ini melibatkan pembelian atau pengadaan sumber daya, bahan, atau layanan yang diperlukan untuk menjalankan bisnis atau proyek tertentu.
Table Of Contents
Tujuan utama dari proses pengadaan adalah untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas dengan harga yang kompetitif, sambil memastikan efisiensi dan kepatuhan terhadap aturan dan regulasi yang berlaku.
Dalam era digital, teknologi telah mengubah cara pengadaan dilakukan, dengan penggunaan e-procurement atau pengadaan secara elektronik yang semakin populer. Meskipun demikian, prinsip dasar pengadaan tetap sama, yaitu untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan dengan biaya yang optimal dan efektif.
Pengertian Procurement
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa dari sumber yang paling cocok dan terpercaya, dengan mempertimbangkan kualitas, harga, waktu pengiriman, dan faktor-faktor lain yang relevan. Tujuan utama dari procurement adalah memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh barang atau jasa yang diperlukan dengan cara yang efisien dan efektif, sehingga dapat memberikan nilai tambah yang optimal bagi perusahaan atau organisasi.
Proses procurement melibatkan serangkaian aktivitas yang kompleks, termasuk identifikasi kebutuhan, penilaian pemasok, negosiasi harga dan persyaratan kontrak, pengiriman dan penerimaan barang atau jasa, serta evaluasi kinerja pemasok. Proses ini dapat dilakukan secara manual atau menggunakan sistem otomatis, seperti perangkat lunak pengadaan.
Pentingnya proses procurement sangat besar bagi kesuksesan suatu perusahaan atau organisasi. Dengan memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa dilakukan dengan benar, perusahaan dapat menghindari risiko pengadaan yang buruk, termasuk barang atau jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, biaya pengadaan yang terlalu tinggi, dan keterlambatan pengiriman. Selain itu, dengan melakukan procurement yang efektif, perusahaan dapat meminimalkan biaya, meningkatkan kualitas produk atau jasa, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dalam pengertian yang lebih luas, procurement juga dapat mencakup pengadaan bahan baku dan bahan penolong yang dibutuhkan dalam proses produksi. Dalam hal ini, procurement memainkan peran penting dalam memastikan ketersediaan bahan baku dan bahan penolong yang berkualitas dan terjangkau, sehingga dapat memaksimalkan efisiensi produksi dan mengurangi biaya.
Procurement merupakan proses penting dalam bisnis dan organisasi yang memastikan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan dengan cara yang efisien dan efektif. Dengan melakukan procurement yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan risiko, meningkatkan kualitas produk atau jasa, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memaksimalkan efisiensi produksi.
Baca juga: 10 Daftar Aplikasi Kasir Indonesia Terpopuler Untuk UMKM 2023
Proses Procurement
Proses procurement atau pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aspek penting dalam kegiatan bisnis. Proses ini melibatkan berbagai tahapan yang perlu dilakukan dengan baik agar hasil akhirnya sesuai dengan harapan. Berikut ini adalah uraian tentang proses procurement secara umum.
1. Identifikasi kebutuhan
Tahap pertama dalam proses procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan. Hal ini dapat dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan operasional atau proyek tertentu. Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan dapat menetapkan persyaratan teknis, jumlah, dan spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan.
2. Penentuan Vendor
Tahap berikutnya adalah penentuan vendor atau pemasok yang akan menyediakan produk atau jasa yang dibutuhkan. Vendor dapat dipilih melalui penawaran terbuka atau melalui rekomendasi dari pihak terpercaya. Saat memilih vendor, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti harga, kualitas, reputasi, dan kemampuan untuk memenuhi persyaratan teknis.
3. Evaluasi Penawaran
Setelah vendor terpilih, perusahaan akan mengevaluasi penawaran yang diterima dari vendor tersebut. Evaluasi penawaran ini meliputi peninjauan harga, kualitas produk atau jasa yang ditawarkan, waktu pengiriman, dan persyaratan teknis lainnya. Pada tahap ini, perusahaan juga dapat melakukan negosiasi harga dengan vendor untuk mencapai kesepakatan yang lebih baik.
4. Kontrak dan Pembayaran
Setelah kesepakatan harga dan persyaratan teknis dicapai, perusahaan dan vendor akan membuat kontrak resmi yang mencakup rincian produk atau jasa yang disepakati, harga, waktu pengiriman, dan ketentuan pembayaran. Setelah kontrak disetujui, pembayaran akan dilakukan sesuai dengan ketentuan kontrak.
5. Monitoring dan Evaluasi
Tahap terakhir dalam proses procurement adalah monitoring dan evaluasi. Perusahaan harus memantau kinerja vendor selama proses pengiriman barang atau jasa. Jika terdapat masalah atau ketidaksesuaian, perusahaan harus segera mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk atau jasa yang diterima sesuai dengan persyaratan.
Proses ini merupakan bagian penting dari kegiatan bisnis dan harus dilakukan dengan hati-hati agar hasil akhirnya dapat memenuhi kebutuhan dan harapan perusahaan.
Baca juga: 12 Rekomendasi Aplikasi Kasir Cafe Terbaik dan Terpopuler di Tahun 2023
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Procurement dan purchasing adalah dua istilah yang seringkali digunakan secara bergantian dalam dunia bisnis, namun sebenarnya memiliki perbedaan yang signifikan. Keduanya berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan bisnis, namun memiliki peran dan fokus yang berbeda.
1. Fokus pada strategi
Procurement lebih fokus pada kebutuhan strategis organisasi dan bagaimana pengadaan barang atau jasa dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Sementara purchasing lebih fokus pada pengadaan barang atau jasa secara langsung untuk memenuhi kebutuhan operasional harian.
2. Lingkup
Procurement mencakup seluruh siklus pengadaan barang atau jasa, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pengiriman barang atau jasa. Sementara purchasing hanya mencakup aktivitas pengadaan langsung dan tidak melibatkan aktivitas lain seperti penilaian pemasok, negosiasi kontrak, dan pengiriman barang atau jasa.
3. Peran
Procurement seringkali dipandang sebagai fungsi strategis dalam organisasi dan melibatkan manajemen senior dan tim strategis. Sementara purchasing seringkali dipandang sebagai fungsi operasional dan dilakukan oleh staf pembelian yang lebih rendah dalam hierarki organisasi.
4. Proses
Procurement melibatkan proses yang lebih kompleks dan seringkali membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menyelesaikan keseluruhan siklus pengadaan. Sementara purchasing melibatkan proses yang lebih sederhana dan dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat.
Procurement dan purchasing memiliki perbedaan yang signifikan. Procurement lebih fokus pada pengadaan strategis untuk memenuhi kebutuhan organisasi yang lebih besar, sedangkan purchasing lebih fokus pada pengadaan barang atau jasa secara langsung untuk memenuhi kebutuhan operasional harian. Meskipun demikian, keduanya merupakan bagian penting dari pengadaan dan harus dikelola dengan baik untuk mendukung kesuksesan bisnis.
Kesimpulan
Procurement merupakan proses pengadaan atau pembelian barang dan jasa yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari procurement adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan harga yang terbaik dan kualitas yang baik pula.
Melalui proses procurement yang tepat, perusahaan dapat mengelola pengeluaran dengan lebih efektif dan efisien, sehingga dapat meningkatkan keuntungan dan menjaga keberlangsungan bisnis. Perbedaan antara procurement dan purchasing terletak pada cakupan tugasnya, dimana procurement melibatkan proses pengadaan dari awal hingga akhir, sementara purchasing lebih fokus pada tahap pembelian dan pengiriman barang atau jasa.
